Besprechungsraum einrichten 

Besprechungsräume: Schaffe clevere Räume für Kommunikation

Welche Voraussetzungen und Anforderungen ein Besprechungsraum oder Konferenzraum erfüllen muss, lässt sich mithilfe von zukünftiger Nutzungsszenarien bestimmen. Dabei ist es wichtig, eine durchdachte und zukunftsfähige Analyse durchzuführen, in der auch deine Mitarbeiter miteinbezogen werden.

Fest steht, dass Kommunikation in der Post-Corona-Arbeitswelt an Bedeutung gewinnt und somit Freiräume für Besprechungen und kommunikativen Austausch geschaffen werden muss.

Inhaltsverzeichnis

  • Besprechungsraum einrichten: Was du beachten musst
  • Konferenzraum gestalten: Darauf kommt es an
  • Besprechungsraum Gestaltung Open Space – Office
  • Fazit: Kommunikationszonen an Komplexität anpassen

Besprechungsraum einrichten: Was du beachten musst

Die zukünftige Arbeitswelt zeichnet sich dadurch aus, dass die modernen Raumkonzepte und Arbeitsplätze ein ideales Konzept bieten müssen, welches an die vorhandene Fläche angepasst wurde. So kann ein effizientes und hochwertiges Arbeiten ermöglicht werden. Das bedeutet, ein optimales Arbeitsumfeld ist mehr als nur trendige Büromöbel mit schönen Konferenztischen.

Auch Besprechungsräume müssen eine gewisse Wirtschaftlichkeit erfüllen und perfekte Ergebnisse zutage bringen. Daher zuallererst immer die Frage: wofür benötige ich einen Besprechungsraum bzw. Konferenzraum? Und das mit Bezug auf die (noch) aktuellen Themen wie steigende Mietpreise, Pandemie und Homeoffice.

Checkliste Besprechungsräume
  • Wie soll zusammengearbeitet werden?
  • Wann und für welche Situationen werden Besprechungsräume und Meeting-Zonen benötigt?
  • Wie groß sollen die Konferenzräume sein?
  • Minimale und maximale Teilnehmeranzahl?
  • Welche Medientechnik wird benötigt?
  • Welche ergonomische und räumliche Ausstattung soll berücksichtigt werden?

Konferenzraum gestalten: Darauf kommt es an

Die Komplexität ist gestiegen und somit auch der Bedarf an Kommunikation. Themen, Aufgaben, Projekte etc. erfordern einen genaueren Abstimmungsbedarf. Die aktuellen Konferenzräume bieten keine funktionale Ausstattung. Das bedeutet; weder die Räumlichkeit noch die Medientechnik werden den Anforderungen eines modernen Meeting-Bereichs gerecht.

Oftmals stehen Besprechungsräume auch teilweise leer, weil kein umfassendes Buchungssystem besteht, oder nicht von allen Beschäftigten genutzt werden kann.

Die VUCA Welt kann sich nicht mit veralteten Konferenzräumen vereinen. Denn in einer Welt mit wachsender Unbeständigkeit, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit (bspw. die schlagartige Pandemie-Krise) erlebt die Kommunikation eine Wende. Sei es digital, vis-a-vis, intern oder extern, kommunikativer Austausch muss flexibel sein und ausschlaggebende Ergebnisse liefern. Und dementsprechend müssen Besprechungsräume multifunktional sein.

Meeting-Zonen haben ein Hauptziel: ideale Lösungsfindung, wichtige Entscheidungen und teamübergreifende Kommunikation. Daher müssen folgende Punkte berücksichtigt werden:

Entsprechende Technik: wie Monitor, Videokonferenzsystem, Lautsprecher und Präsentationstechniken ermöglichen einen optimierten Ablauf

Der Konferenztisch: egal ob lang, kurz, breit, schmal, rund oder eckig, wichtig ist, dass der Konferenztisch flexibel und ausreichend Platz für alle Teilnehmer bietet.

Die Sitzmöglichkeiten: Konferenzstühle müssen ein dynamisches Sitzen unterstützen. Denn wer kennt es nicht: gerade bei längeren Besprechungen besteht die Gefahr der aufkommenden Müdigkeit.

Energie: die technische Planung eines Meeting Bereichs muss ausreichend Strom- und USB-Anschlüsse berücksichtigen und auch die LAN-Verbindung darf nicht in Vergessenheit geraten.

Akustikplanung: entsprechende Akustikelemente an Wand oder Decke bieten nicht nur optisch was her, sondern erhöhen die Sprachverständlichkeit und verbessern die Klangqualität.

Lichtplanung: der Tisch sollte optimal ausgeleuchtet sein. Außerdem spielen auch natürliche Lichtquellen und pointiertes Licht eine Rolle.

Whiteboard: die Präsentation bzw. Besprechung kann mit Whiteboards hervorragend unterstützt werden bspw. um Notizen festzuhalten. Idealerweise hat das Whiteboard Rollen und kann flexibel eingesetzt werden.

Ein bisschen Grün: Pflanzen im Besprechungsraum erfüllen den dekorativen Aspekt, verbessern das Raumklima und erzeugen eine wohltuende wohnliche Atmosphäre.

Besprechungsraum Gestaltung Open Space - Office

Es gibt vielerlei Möglichkeiten, um auch Besprechungsmöglichkeiten im Open Space-Office einzurichten. Es müssen nicht gleich separate Räume mit festen Wänden sein.

Raum-in-Raum Lösungen:

Mithilfe von Raum-in-Raum Systemen können in offenen Bürolandschaften Zonen für Besprechungen geschaffen werden. Hierbei gibt es verschiedene Lösungen, um eine Meeting-Zone zu gestalten. Ob längeres telefonieren, Besprechungen oder Videokonferenzen, Raum-in-Raum Elemente sind vielfältig und bieten Platz für 1–2 Personen oder auch Gruppenlösungen.

Vorteile
  • Raum in-Raum Systeme können auf die vorhandene Gebäudeinfrastruktur gesetzt werden und brauchen keine Verbindung zu Wand oder Decke
  • akustisch abgeschirmt; benachbarte Bereiche im Büro werden nicht gestört
  • alle wichtigen Bestandteile wie Strom, Licht und Akustik sind bereits integriert

Wenn wir dein Interesse geweckt haben und du mehr erfahren willst, dann beraten wir dich gerne hinsichtlich der Planung und Einrichtung deiner Bürofläche. Kontaktiere uns hierfür einfach und vereinbare ein Beratungsgespräch mit einem unserer Experten für Büro- und Raumplanung.

Meeting Points:

Offene Arbeitslandschaften brauchen nicht nur Raum-in-Raum Systeme als Meeting-Zone. Genauso von Bedeutung sind Meeting Points für Besprechungen oder Teamarbeit. Auch hier wird Wert auf Akustik gelegt, sodass der Störfaktor minimiert wird. Im Gegensatz zu Raum-in-Raum Lösungen sind Meeting Points teils offen.

Vorteile
  • Meeting Points können als Besprechungszone und auch Ruhezone genutzt werden
  • Wenn alle Konferenzräume belegt sind, eignen sich Meeting Points als Ausweichmöglichkeit
  • Auch geeignet für Präsentationen oder AdHoc-Meetings

Was halten wir fest? Konferenzräume haben nicht ihre guten Tage hinter sich gelassen, sondern haben lediglich an Wirkung verloren. Das ist darauf zurückzuführen, dass die Arbeitswelt sich verändert und ebenso die Art und Weise, wie wir kommunizieren. Veraltete Meeting Zonen werden dem nicht gerecht und brauchen ein Update, um effiziente Ergebnisse zu liefern und den kommunikativen Austausch bestens zu unterstützen.

Wichtig dabei: Bedarfsgerecht und multifunktional einrichten. Vorher eine genaue Analyse darüber, wie viel Platz tatsächlich benötigt wird, welche Arbeitsmittel sollen eingesetzt werden, wie soll die ergonomische und technische Ausstattung sein.

Fazit: Kommunikationszonen an Komplexität anpassen

Deine Unternehmenskultur drückt sich in deinen Räumen aus. Ganz gleich ob Besprechungsräume, Arbeitsplätze oder Cafeteria. Auch bei internen Kundenbesuchen, die öfters auch in Besprechungsräumen stattfinden, kann so ein positiver Eindruck erweckt werden.

Zudem werden Ergebnisse eines Meetings von der Arbeitsumgebung beeinflusst. Ein veralteter, kühl wirkender Konferenzraum wird wenig für ein qualitatives Endergebnis beitragen, als ein modern gestalteter Konferenzraum, der die kreative Ideenfindung optimal ankurbelt.

Kommunikationszonen sind Punkte der sozialen Begegnung, des Miteinanders und kreativen Ideenaustausches. Sie bestimmen das aktive Gestalten oder passives Nutzen. Die Komplexität nimmt auch in der Arbeitswelt zu und erfordert immer mehr spontane und flexible Abstimmungen. Daher sollten im Vorfeld genaue Überlegungen und Analysen über den Bedarf und Nutzungsmöglichkeiten der Kommunikationszonen getroffen werden. Gemeinsam seitens Management-Ebene und Mitarbeiter.

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Autor: Michael Weissmann

Michael Weissmann ist Geschäftsführer der Weissmann GmbH und erfahrener Experte für moderne Büro- und Arbeitswelten.

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